Politica de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La presente Política de Protección de Datos Personales, regula la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de Datos Personales, realizado por Ciberdix S.A.S.. (en adelante “Ciberdix S.A.S.” o el “Responsable”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa aplicable, por medio de las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, y en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 relativa al manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

 

  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:

Razón Social: Ciberdix S.A.S.

Domicilio:  Bucaramanga, Colombia.

Dirección: Calle 28 No 23-44

Correo Electrónico: info@ciberdix.com

Teléfono: (7) 6342105

 

  1. DEFINICIONES

Los siguientes son términos definidos que serán utilizados en esta Política de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008 y demás normativa aplicable (en adelante la Ley):

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Públicos: Datos calificados como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
  • Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares entre otros)
  • Empresa cliente: persona jurídica que contrata los servicios de Ciberdix S.A.S.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Evaluado de medición de factores de riesgo psicosocial: persona natural que presenta la encuesta de riesgo psicosocial conforme a la reglamentación en la materia. Acsendo no realizará tratamiento, ni transferencia de los datos personales de los mismos de acuerdo a la presente política Protección de Datos Personales.
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por Ciberdix S.A.S., según las finalidades para las cuales fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en el punto 7 de la presente Política.

El Tratamiento realizado por Ciberdix S.A.S. se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante, Ciberdix S.A.S. conservará por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.

Tratamiento de Datos Sensibles: Ciberdix S.A.S. no recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectificados, suprime, eliminados y gestiona datos sensibles.

Ciberdix S.A.S. en calidad de encargado del tratamiento de datos personales almacena la información de los colaboradores de sus clientes en las plataforma +humano y de los usuarios en la plataforma Mascotapps, en cada caso el titular del dato es responsable por calidad de los mismos y excluye a Ciberdix de todo mal uso que se haga de los mismos, para tal fin Ciberdix ha dispuesto controles de acceso a la información y cuentas únicas por usuario.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 y demás normativa aplicable, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Ciberdix S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba y/o copia de la autorización otorgada a Ciberdix S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
  • Ser informado por Ciberdix S.A.S., con previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Ciberdix S.A.S..
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento Ciberdix S.A.S. o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por Ciberdix S.A.S..

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

  1. DEBERES DE CIBERDIX S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte del Titular.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado del Tratamiento.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

 

  1. DEBERES DE CIBERDIX S.A.S. CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales realizado Ciberdix S.A.S., son las siguientes:

Datos de la Empresa Cliente:

  • Desarrollo de propuestas comerciales tanto de ventas de productos, o servicios ofrecidos por Ciberdix S.A.S. a sus clientes.
  • Realización de contratos de venta y/o prestación de servicios celebrados entre Ciberdix S.A.S. y sus clientes.
  • Servicio al cliente, mercadeo, investigación, análisis de mercados y publicidad a través de medios internos y externos.
  • Realizar trámites de facturación, cobro y recaudo del valor de los servicios prestados por Ciberdix S.A.S. a sus clientes.
  • Consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.

Datos de proveedores/contratistas.

  • Ciberdix S.A.S. recolectará de sus proveedores/contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. 
  • Se recolectará la información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, con el fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables. La Información de los proveedores/contratistas se conservará únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. En el Tratamiento de datos personales sensibles de los proveedores/contratistas se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 y normas reglamentarias.

 

Datos personales de los colaboradores de Ciberdix S.A.S.

  • Ciberdix S.A.S., recolectará, almacenará y tratará la información personal necesaria para el registro y vinculación de los colaboradores en virtud del contrato laboral. Una vez recolectados los datos personales serán almacenados en una carpeta física identificada con el nombre de cada uno de ellos, esta carpeta física sólo será accedida y tratada por el colaborador designado para tal efecto, con la finalidad de administrar la relación contractual entre Ciberdix S.A.S. y el colaborador.
  • Se prohíbe el uso de la información de los colaboradores para alguna finalidad diferente a la establecida en la presente política, salvo por orden de autoridad competente, de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
  • De igual manera se recolectará la información sobre los datos del titular necesario para la prestación de servicios y/o actividades, diferentes a las funciones propias de su cargo, como lo son actividades lúdicas o recreativas y/o de bienestar. Una vez finalizada la relación contractual, Ciberdix S.A.S., almacenará los datos personales que conforman la carpeta del colaborador en un archivo físico y digital con las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información. La conservación de los datos personales una vez finalizada la relación laboral tiene como finalidades, dar cumplimiento a la ley colombiana y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas, emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato.

Relación con datos de los colaboradores de los clientes de Ciberdix S.A.S. 

  • Los datos personales de los colaboradores de  las Empresas cliente de Ciberdix S.A.S. a través del Sistema de Información +humano son almacenados solamente para la finalidad del servicio contratado. La Empresa Cliente deberá dar cumplimiento al Régimen General de Protección de Datos Personales, establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. Para el efecto, contará con la autorización de los titulares de la información de datos personales y pondrá en conocimiento de éstos sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos. Así mismo, garantizará que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes, actualizándolos, rectificándolos o suprimiéndolos cuando así lo solicite el titular o cuando Ciberdix haya podido advertir algún error en los mismos. En todo caso, el Cliente informará a los titulares de la información que Ciberdix S.A.S. tendrá acceso a sus datos personales por causa de los servicios ofrecidos y los términos de este Acuerdo.

 

  1. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El departamento de implementación de Ciberdix S.A.S., correo electrónico info@ciberdix.com, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas para asegurar el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por Ciberdix S.A.S..

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

 

  • Procedimiento para acceso y de consulta:

 

El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 4, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de Ciberdix S.A.S., para lo cual deberán formular la correspondiente petición al siguiente correo electrónico: info@ciberdix.com o de forma física haciendo llegar la solicitud Calle 28 No 23-44 Barrio Alarcón en Bucaramanga, Santander.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo:

 

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el punto 4, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Ciberdix S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentan un reclamo ante Ciberdix S.A.S., el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud que será enviada al siguiente correo electrónico: info@ciberdix.com del área de calidad y procesos.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud debe contener la siguiente información:

  • La identificación del Titular.
  • Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Los documentos que se quiera hacer valer (Firma, número de identificación y huella)

Si el reclamo resulta incompleto, Ciberdix S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, vía correo electrónico, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o subsanación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Ciberdix S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las complementen o modifiquen.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Ciberdix S.A.S..

El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Ciberdix S.A.S..
  • La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad, Ciberdix S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido donde Ciberdix S.A.S. no permitirá el acceso a esta información a terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante lo anterior, Ciberdix S.A.S., no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La Política rige a partir del 02 de Septiembre de 2019. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende válido por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

En todo caso Ciberdix S.A.S. se reserva el derecho de realizar actualizaciones a la presente política, sin previa notificación a sus destinatarios, razón por la que agradecemos estar consultando las posibles actualizaciones por este medio.

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